¿Te gustaría organizar un evento de la Gira TIC Salud?

Lo que implica organizar una parada de la Gira

Para los organismos intermedios que decidan ser anfitriones de una parada de la Gira, esto supondrá un trabajo de organización, selección y distribución tanto de miembros del comité socio-sanitario como de público asistente, antes y durante la celebración de la jornada. Una parada de la Gira TIC Salud es un evento y como tal, requiere de un esfuerzo conjunto en la organización para conseguir que la jornada sea productiva para todos los asistentes.

 

Lo primero que tendréis que hacer será reclutar al comité socio-sanitario y después preparar todo lo relativo a la organización del día del evento (catering, programas, fotógrafos, personalidad invitada, relación con la prensa, envío de comunicaciones…). Desde TICBioMed os ofreceremos todo tipo de apoyo y soporte que podáis necesitar para organizar vuestro evento. Porque será vuestro evento.

 

01 PRIMERA FASE. Organización del trabajo a desarrollar

En primer lugar, es necesario fijar la fecha de celebración. Lo ideal es que sea a mitad de semana, miércoles o jueves preferiblemente, y por la mañana. Una vez decidida la fecha del evento, lo siguiente es invitar al comité socio-sanitario.

 

Para poder crear la página específica del evento y lanzar la comunicación a través de todos los canales para captar empresas participantes y público asistente, será necesario tener al menos 5 miembros confirmados del comité. El reclutamiento del comité socio-sanitario será vuestra labor principal en la fase de lanzamiento. Cuanto mejor y más variado sea, mejor será el evento y mayor será el número de empresas que quieran participar en la parada. El comité debe estar compuesto por personas relevantes de organizaciones sanitarias públicas y privadas: subdirectores de tecnologías de la información, CEOs, CIOs, directores médicos…

 

Es recomendable que el comité determine cuáles son las áreas prioritarias de interés TIC salud a nivel regional para poder hacer la selección de empresas adecuadamente.

 

¿Ya tenemos al menos a 5 miembros confirmados del comité socio-sanitario? Perfecto, ya podemos lanzar la comunicación públicamente.

Para ello crearemos una página con destino específico para el evento con vuestra imagen e información preliminar del horario y lugar de celebración.

 

La página se irá actualizando de forma periódica con nueva información de interés

 

 

02 SEGUNDA FASE. Reclutamiento de empresas

La fase de reclutamiento de empresas correrá a cargo de TICBioMed. Nos encargaremos de la gestión, los pagos y la recogida de información para elaborar el programa y también de las presentaciones que nos envíen como soporte visual.

 

Existen dos tipos de registro para presentar en la Gira y son los siguientes:

  • Empresa tipo 1 - Para empresas que han facturado menos de 1M€ en el último año y presentan fuera de su región.
  • Empresa tipo 2 - Para empresas que han facturado menos de 1M€ en el último año y presentan en su región o si facturaron más de 1M€ en el último año.

Si tienen vinculación con alguna de las entidades organizadoras, las empresas que quieran participar recibirán un 20% de descuento en la cuota de inscripción de cada evento.

 

Como organizadores y anfitriones, si queréis ofrecer condiciones especiales para vuestras empresas será necesario establecer cuáles serán en una reunión previa al lanzamiento público de la nueva parada.

 

03 TERCERA FASE. Organizando todo lo necesario para el gran día

Hasta la llegada del día del evento, hay una serie de puntos que atender a nivel de organización.

Estos fundamentalmente son:

  • Lugar de organización, aforo máximo e indicaciones para llegar
  • Disposición de asientos, disposición de enaras y lugares para folletos y publicidad
  • Contratación de audiovisuales (proyector, micrófonos)
  • Impresión de programas
  • Control de accesos
  • Detalle para el comité socio-sanitario
  • Servicio de catering para el café y el vino español que se ofrece tras el evento
  • Fotógrafo, en caso de no contar con alguien que tome las instantáneas de ese día

Como siempre, estaremos a vuestro lado, os daremos recomendaciones y os ayudaremos en todo lo posible.

 

 

Sincronizando esfuerzos para que todo sea perfecto

Si esta propuesta os parece interesante, nos gustaría tener una reunión telefónica o virtual para presentarnos, conoceros, debatir todo lo abierto a debate y comenzar el trabajo. Nos gusta mantener el contacto, por eso plantearemos reuniones de seguimiento, sin agobios, para ver qué tal lleváis la organización y en qué podemos ayudaros. Una reunión cada dos o tres semanas es más que suficiente.

 

Recordad: este es vuestro evento y queremos daros libertad.

Nosotros os cedemos la imagen, os apoyamos en la comunicación y gestionamos la fase de reclutamiento de empresas, pero vosotros sois quienes dirigís el barco.

 

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